Pelaajan eri vaiheet LePyssä - ohjeet valmentajille ja joukkueiden taustahenkilöille

Tämä ohje on tarkoitettu joukkueenjohtajille, valmentajille sekä kaikille muille jotka ohjaavat pelaajaa tai tämän huoltajia eri vaiheissa. 

Uusi pelaaja / yhteydenotto 

Seuraan tulee yhteydenottoja uusilta pelaajilta monista eri kanavista - sähköpostitse, puhelimitse, seuran verkkosivujen kautta sekä henkilökohtaisten kontaktien kautta. Niitä tulee myös monille eri tahoille – toimistolle, jojoille, valmentajille ja pelaajien vanhemmille. On tärkeää että yhteydenottoihin vastataan mahdollisimman nopeasti, mielellään 24h sisällä, jotta yhteydenottaja kokee itsensä tervetulleeksi. Tämän takia vastaukset kannattaa pitää standardimuotoisina. Helpointa on pitää sähköpostissa ja puhelimessa vakioviesti, jonka voi heti lähettää vastauksena kyselijälle. Alla esimerkkiviestit joita voitte halutessanne muokata. 

Hei,   

Kiva jos koris kiinnostaa. Tervetuloa LePyyn!

Tässä linkki LePyn joukkueiden kotisivuille. Sieltä löytyvät harjoitusajat ja -paikat sekä valmentajan ja joukkueenjohtajan yhteystiedot. Kannattaa laittaa tekstiviesti valmentajalle ennen harjoituksiin tuloa, jotta valmentaja osaa ottaa uuden pelaajan hyvin vastaan.

www.lepy.fi/joukkueet (tähän kannattaa laittaa suoraan linkki oman joukkueen sivulle) 

Mukaan voi tulla koska vain. Mukaan tarvitset sisäkengät, shortsit, t-paidan ja juomapullon. Jos sinulla on jo oma pallo, niin sekin kannattaa ottaa mukaan.  

LePyn kausimaksut löytyvät osoitteesta: https://www.leppavaaranpyrinto.fi/seura/jasen-ja-kausimaksut/ 

Seurassa harrastamista voi kokeilla kaksi viikkoa maksutta.  

Laitathan minulle vielä lapsen koko nimen, syntymäajan ja vanhemman sähköpostiosoitteen, niin lisään teidät seuran jäsenrekisteriin (MyClub). Näin pääsette heti mukaan joukkueen tiedotukseen ja saatte tiedot myös mahdollisista harjoitusaikojen muutoksista.

Tervetuloa mukaan !  
   ……….  

Hi,  

Happy to hear that you are interested in Basketball. You are welcome to LePy!  

Here is the link to team’s web pages. There you can find all the practice times, contact information to coach and the team manager. They can help you with all the details. It is always good to send a text message to the coach before coming to the first practice so that the coach can take better care of the newcomer.

www.lepy.fi/joukkueet (tähän kannattaa laittaa suoraan linkki oman joukkueen sivulle) 

Season fees can be found in our pages:

https://www.leppavaaranpyrinto.fi/seura/jasen-ja-kausimaksut/

We have a two week free trial period. You may start at any time of the season. Just take indoor shoes, t-shirt, shorts and water bottle along – and a basketball if you have it.

Please send me your child’s full name, birth date and adult’s email address, I can register you into our membership program (myClub), and you will get all the latest information concerning the team. There you can also see changes to practice times.

Welcome to LePy! 

Uusi pelaaja / jatkotoimenpiteet 

Uudesta pelaajasta kannattaa mainita päävalmentajalle. Toimistoa ei tarvitse informoida erikseen, vaan tarvittavat tiedot voi lisätä suoraan MyClubiin. MyClub kannattaa perustaa välittömästi pelaajan aloittaessa, jotta huoltaja saa tiedot mahdollisista muutoksista harjoituksissa. Tällöin myös seuran informaatio tavoittaa huoltajan. 

MyClub profiilin voi luoda kuka tahansa, jolla on siihen käyttöoikeudet. Yleensä se on joukkueenjohtaja. Toimisto kuitenkin perustaa ne pelaajat, jotka ovat suoraan yhteydessä toimistolle harrastuksen aloittamisesta.

MyClubiin tarvittavat välttämättömät perustiedot:  

  • Pelaajan etu- ja sukunimi 
  • Syntymäaika 
  • Sähköposti

Nämä tiedot on hyvä lisätä:

  • Aloituspäivä 
  • Huoltajan sähköposti 
  • Ryhmän nimi ja jäsentaso (pelaaja) 
  • Muut tiedot pelaaja voi päivittää itse ensi kertaa kirjautuessaan. 

 Pelaajalle lähtee lasku kausimaksusta heti hänen aloittaessaan. Laskussa on kahden viikon maksuaika. Tämä aika on se aika jonka pelaaja voi kokeilla sitoumuksetta. Mikäli pelaaja haluaa jatkaa kokeiluajan jälkeen, tulee kausimaksun ensimmäinen erä maksaa. Harrastuksen loppuessa kokeiluun, tulee asiasta informoida toimistoa toimisto@lepy.fi . Tällöin toimisto sulkee laskun ja jäsenyyden.

Ensimmäinen kausimaksu tulee olla maksettu, jotta pelaaja voi edustaa seuraa ottelussa.

Pelaajan lopettaminen

Mikäli pelaaja päättää lopettaa seurassa, tulee siitä ilmoittaa välittömästi toimistolle toimisto@lepy.fi . Mikäli lopettamisilmoitus tulee esimerkiksi joukkueenjohtajalle, se tulee välittää toimistolle. Laskutus päättyy toimistolle tulleeseen lopettamisilmoitukseen. Erääntyneet kausimaksut tulee lopettaessa maksaa. 

Vain toimisto voi poistaa pelaajan MyClubista, jotta varmistetaan että pelaajan kaikki velvoitteet on hoidettu ennen poistamista.

Saatuaan lopettamisilmoituksen toimisto hoitaa pelaajan kanssa seuraavat asiat: 

  • Tiedustelee lopettamisen syytä, sekä tarjoaa apua, mikäli syy on taloudellinen 
  • Informoi mahdollisista avoimista laskuista sekä peliasun palauttamisesta 
  • Pyytää palautetta seuran toiminnasta 
  • Informoi lopettamisesta päävalmentajaa ja joukkueenjohtajaa 
  • Sulkee MyClubin (tätä ei saa tehdä mikään muu taho) 
  • Hyväksyy mahdollisen seurasiirron, jos kaikki velvoitteet on hoidettu 
  • Kerää tiedot lopettamisista ja niiden syistä 

Saatuaan lopettamisilmoituksen päävalmentaja hoitaa pelaajan kanssa seuraavat asiat:

  • Käy läpi pelaajan ja huoltajan kanssa lopettamisen syyt ja pyrkii mahdollisuuksien mukaan saamaan pelaajan jatkamaan harrastusta. Toimisto kerää yhteen tiedot lopettaneista pelaajista. Nämä käydään määräajoin läpi valmentajien kanssa, jotta voidaan parantaa toimintaa ja vähentää lopettamisia.